Dokument management systém

Náš dokument management systém se vyznačuje zejména těmito vlastnostmi, které z něj dělají velmi silný nástroj pro správu dokumentů:

  • datová nezávislost
  • verzování dokumentů
  • generování dokumentů na základě šablon
  • čtení dat z dokumentů
  • možnost integrace se scanovací linkou
  • pokročilé řízení oprávnění k jednotlivým dokumentům

sketch

Datová nezávislost

Chápeme, že Vaše dokumenty jsou pro Vás velmi cenné a tudíž je náš systém velmi kvalitně zabezpečen proti jejich zneužití. Navzdory tomu je leckdy nutné uchovávat dokumenty v rámci IT infrastruktury společnosti. Náš systém je na tuto situaci připraven díky použití hybridní – datově nezávislé architektury uložení dat. Díky ní jsme Vaše dokumenty schopni ukládat například:

  • do zabezpečeného cloudového úložiště
    • libovolného poskytovatele (MS Azure, Google Cloud Storage…)
  • na Váš vnitrofiremní file-systém
    • v rámci nastavení jsme schopni libovolně definovat strukturu souborů a adresářů
  • do Sharepointu
    • protože chápeme, že když už ho máte, je škoda ho nevyužít
  • pomocí webových služeb na prakticky jakékoliv úložiště dat

Verzování dokumentů

Vaše dokumenty ukládáme a Vy tak máte vždy k dispozici akutální verzi. Nastane – li situace, která vyžaduje návrat k nějaké předchozí verzi dokumentu, jsme na to připraveni.

Generování dokumentů na základě šablon

Velmi mnoho firemních procesů má na svém konci nějaký dokument, který je výstupem takového procesu, nebo zaznamenává nějakou skutečnost. Entity manager umožňuje využít na generování opakujících se dokumentů šablon, které tento proces výrazně zrychlují. Šablony dokumentu lze vytvářet velmi snadno prostřednictví využití standardních nástrojů Microsoft Office (Word, Excel).

Do vytvářených šablon lze automatizovaně vkládat data z Vašich entit (projekty, zakázky …) stejně jako z hlavních částí systému jako jsou CRM nebo například Ekonomický modul .

Čtení dat z dokumentů

Entity manager obsahuje framework pro vyčítání a ukládání dat z dokumentů. Jsme proto na základě požadavků našich zákazníků připravit automatické zpracování těchto dat.

Možnost integrace se scanovací linkou

V rámci implementace Entity managera dodáváme v případě zájmu na klíč i scanovací linku, která slouží k digitalizaci dokumentů při jejich vstupu do společnosti.

Pokročilé řízení oprávnění k jednotlivým dokumentům

Náš systém oprávnění přístupu k záznamům RBAC umožňuje řídit oprávnění přístupu k jednotlivým dokumentům, stejně jako k datům uloženým v systému. Díky němu a systému logování událostí jsme schopni pokročile nastavit, řídit a monitorovat jakým způsobem je v systému nakládáno s dokumenty nebo daty obecně.